情報セキュリティインシデントについて

 情報セキュリティインシデントについて（令和７年５月１３日発表）

　下関市役所市民サービス課において、印鑑登録申請書等の入ったファイルを誤って、他の方へ手渡しする事案が発生しました。関係する皆様に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

内容

印鑑登録申請書等の入ったファイルを、誤って第三者に手渡したもの

経緯

令和7年5月12日
11時20分頃
　証明書の請求に際し、窓口職員がA氏から疎明資料を受け取った。
　窓口職員は、資料一式を審査席まで運び、審査職員と確認したのち、資料をA氏に返却し、証明書を発行した。
16時30分頃
　申請書類を綴ろうとしたところ、印鑑書類がないことに気づき、複数の職員で探したが発見できなかった。
17時50分
　誤って渡した可能性のあるA氏に電話し、印鑑書類が紛れていないかの確認をしたところ、A氏から持ち帰った資料の中に混在しているとの回答があった。
19時30分
　A氏の自宅（市外）を訪問し、印鑑書類を回収した。
20時30分
　回収した書類を確認後、印鑑登録申請者（8名）に電話をかけ、事情を説明し、謝罪した。

原因

・発行された証明書を審査する席（審査席）で窓口職員が相談する際に、審査席にあった印鑑書類の上に疎明資料を広げたため、返却の際に作業中の印鑑書類と一緒になってしまったこと
・窓口でA氏に返却する際に資料の確認を怠ったこと

再発防止策

再発防止のため、以下の対策を講じる。
・窓口職員が審査職員に相談する際は、来庁者から預かった資料をケースに入れるなどしてまとめ、他の書類と混ざらないように持ち運ぶ。
・窓口職員は、ケースごと審査職員に手渡し、審査職員は机上に他の書類が何もないことを確認して、資料を取り出す。
・相談が終わったら、預かった資料に誤りがないか対応にあたった複数の職員で確認し、ケースに入れる。
・窓口の職員は、来庁者に書類を確認しながら返却する。

その他

個人情報となるものについては公表いたしません。